Gestão Documental

08/05/2013

 

O QUE É?
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato electrónico onde existe toda a informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de negócio de uma empresa.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização.

 

VANTAGENS NA SUA UTILIZAÇÃO
 - Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na procura, no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
 - Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação transparente dos documentos electrónicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel;
 - Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos;
 - Digitalização dos documentos;
 - Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação;
 - Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos documentos está facilitada e rápida;
 - Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
 - As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.

 

A Gestão Documental aplica-se a um conjunto alargados de áreas funcionais:
 - Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
 - Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)
 - Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)
 - Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de Cliente)
 - Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)
 - Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
 - Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)

 

Conheça estas novas soluções junto do nosso Departamento Comercial.

 

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Fonte: INOVAsis

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